9 Tips for Effektivt Samarbeid med Eksternt Team
Å jobbe med et eksternt team er ikke så lett. Hver arbeidsgiver bekymrer seg alltid for effektiviteten av arbeidet, og tenker på ytelsen til hver ansatt. Når alle utviklerne er på kontoret, kan du se hva de gjør, du kan komme og spørre om nåværende fase av prosjektet osv. På grunn av den lettere kommunikasjonen ser det ut til å være mer produktivt å jobbe med lokallaget. Dette er imidlertid ikke alltid tilfelle. Hvis arbeidsprosessen er riktig organisert, kan du dra nytte av å sette ut oppgaver og outbemanne. Her er noen tips om hvordan du kan gjøre arbeid med eksternt team effektivt.
Ta vare på laget ditt
At disse ansatte ikke er direkte på kontoret ditt betyr ikke at de er mindre viktige. Dette er de samme ansatte i bedriften din, så vel som lokale. Prøv å behandle det eksterne teamet slik at de virkelig føler seg som en del av selskapet ditt. Dette vil heve den kollektive ånden og vil ha god innvirkning både på effektiviteten i arbeidsprosessen og på resultatene av prosjektet.
Sett opp forståelige oppgaver
Med eksternt samarbeid er det svært viktig å formulere oppgaven tydelig og sette dine forventninger. Hvis oppgaven ikke er eksplisitt artikulert, vil spesialisten ha mange spørsmål. Det er tross alt viktig for en god medarbeider å få et kvalitetsresultat. På grunn av en ikke så enkel kommunikasjon med en ekstern samarbeidsform, kan ytterligere avklaring ta tid, noe som kan fortsette å fullføre oppgaven. Eller den ansatte kan fullføre oppgaven uten å stille noen spørsmål, men resultatet kan avvike fra dine forventninger. Husk derfor regelen: jo bedre oppgaven er satt, jo mer nøyaktig og raskere blir resultatet.
Utvikle en kommunikasjonsstrategi
Tenk på hvordan du kan organisere kommunikasjonen mellom deg og dine ansatte slik at det blir så effektivt som mulig for å jobbe med et prosjekt. Utansatte bedrifter stiller ofte med en prosjektleder. Denne spesialisten kan bygge den riktige og effektive kommunikasjonen mellom klienten og hans eksterne team. Du bør også bestemme deg for hvor ofte og hvilken type rapporter du ønsker å motta. For eksempel kan et team utarbeide en rapport om fullførte oppgaver og resultater på slutten av uken. Eller, hvis prosjektet krever det, kan det utarbeides rapporter for hver enkelt oppgave så snart den er fullført. Alt avhenger av prosjektets behov.
Organisere møter
Ikke overse nettmøter. Du kan organisere et møte med prosjektlederen for å diskutere alle detaljene og planlegge prosjektutviklingstrinnene. Det er også veldig viktig å organisere en generalkonferanse med hele teamet. I tillegg til at det på slike møter kan dukke opp nye ideer mens de diskuterer, hjelper de også medarbeidere til å bli mer involvert i prosjektet og bedre forstå mål og målsettinger. Slike møter er gode for å planlegge arbeidsuken og for å motivere ansatte.
Trener laget ditt
Folk som jobber fjernt føler seg ofte fjerne. Din oppgave er å hjelpe dine ansatte med å integrere seg fullt ut med bedriften din. Planlegg videosamtalen som vil samle hele teamet ditt og holde en slags trenerøkt. Beskriv de ansatte bedriftens verdier, oppdrag og prinsipper, forklar hva det vil si å være en del av teamet ditt. Dette trinnet vil hjelpe fjernarbeidere til å føle seg som en del av noe viktig og bli mer engasjert i prosjektet ditt og dets måloppnåelse.
Vær engasjert i prosjektet
Skal du ha gode resultater, må du være engasjert i prosjektutvikling. Jo mer du er engasjert, jo flere ting kan du kontrollere og påvirke. Hold kontakten med prosjektleder og i det minste nøkkelutviklere. Dermed vil du være fullt informert om det nåværende stadiet av prosjektutviklingen og kan diskutere alle endringene og funksjonene du ønsker skal inkluderes på forhånd. Da vil resultatet møte dine forventninger. I tillegg, prøv å svare så raskt som mulig når spørsmålene handler om utviklingsprosessen fordi ordet ditt betyr mest og arbeidsprosessen vil bare stoppes uten bekreftelse fra deg (tap av tid, penger og fremgang).
Dra nytte av teknologifordelene
I dag er det mange teknologier som gjør fjernkommunikasjonsprosessen rask og enkel. Det eneste du trenger er å velge den nødvendige programvaren og dra nytte av den. Vi forberedte de mest praktiske og effektive for forskjellige typer ekstern arbeidsflyt:

  • Videosamtaleplattformer: Skype, Zoom
  • Apper for chat: Slack, Telegram
  • Verktøy for oppgavestyring: Jira, Asana, YouTrack
  • Tjenester for oppbevaring av informasjon: Atlassian Confluence, Google Drive
  • Programvare for tidsregistrering: Time Doctor, Yaware.TimeTracker
Hold fokus på kjernemål
Husk at de ansatte som jobber eksternt noen ganger kan gi bedriften din unike sett med kunnskap og ferdigheter som det lokale arbeidsmarkedet kanskje ikke har. I stedet for å være ekstremt strenge og daglig prøve å kontrollere sin tid og effektivitet, bare gi dem friheten i valg av metoder og muligheter for å utføre oppgaven. Evaluer resultatene av arbeidet deres, og mens de tar kontakt og jobber effektivt, hold fokus på kjernemål og ikke kast bort tiden din på å administrere hvert lille trinn i prosjektutviklingen. Konstant kontroll og overvåking vil bare bli en kilde til uønsket stress og redusere det eksterne teamets produktivitet.
Stol på laget ditt
Og selvfølgelig er et av de viktigste tipsene om hvordan du bygger en effektiv arbeidsflyt med et eksternt team å stole på teamet ditt. Alle relasjoner er basert på tillit, og arbeidsrelasjonene er ikke unntaket. Når folk ble en del av teamet ditt, bør du tro at de presterer. Hvis det ikke er tillit, kan et slikt samarbeid være belastende for begge parter. Du vil føle risiko og begynne å plage dine ansatte hele tiden og få dem til å føle press. Det kan påvirke effektiviteten og motivasjonen negativt. La de ansatte vite at du stoler på dem og hva de gjør, og du vil se hvordan bedriften din kan dra nytte av et så motivert og dedikert team.

Å jobbe med et eksternt team er svært gunstig for virksomheten. Men ledelsen er ikke så lett. Å huske disse nøkkelpunktene for samarbeid med eksterne ansatte vil bidra til å bygge riktig kommunikasjon og effektiv arbeidsflyt. Dessuten tilbyr Outstaffing Inc høykvalifiserte og erfarne prosjektledere som vil lede prosjektutviklingen fra start til vellykket implementering.
Siste nytt
Content Oriented Web
Make great presentations, longreads, and landing pages, as well as photo stories, blogs, lookbooks, and all other kinds of content oriented projects.
Snakk til oss