14 mars 2019

Ni Tips for Effektivt Samarbeid med Eksterne Team

Det er ikke så enkelt å jobbe med et eksternt team. Hver arbeidsgiver bekymrer seg alltid om arbeidets effektivitet og tenker på hver ansattes effektivitet. Når alle utviklerne sitter på kontoret, kan du enklere se hva de gjør. Du kan for eksempel komme og spørre om prosjektets nåværende tilstand. På grunn av at kommunikasjonen er enklere virker det lokale teamet mer produktivt. Dette er imidlertid ikke alltid tilfelle. Dersom arbeidsprosessen er godt organisert, kan du dra nytte av oppgaver som er outsourcet, eller outstaffing. Her følger noen tips om hvordan du effektiviserer arbeidet med et eksternt team.

Ta vare på teamet ditt.

At disse ansatte ikke sitter på kontoret ditt, betyr ikke at de er mindre viktige. De er som ordinært ansatte i bedriften. Prøv å behandle det eksterne teamet ditt slik at de føler seg som en del av bedriften. Dette vil øke den kollektive ånden og vil ha god innvirkning både på effektiviteten i arbeidsprosessene og på resultatene av prosjektet.
eksternt team

Siste nytt
15 april 2019
Hvordan Startups kan få nytte av Outstaffing
Hvordan Startups kan få nytte
27 mars 2019
Hvordan Definerer man en Utmerket Utvikler
Hvordan Definerer man en Utmerket
17 mars 2019
12 Fantastiske Verktøy for Enkelt Eksternt Samarbeid
12 Fantastiske Verktøy for Enkelt
14 mars 2019
Ni Tips for Effektivt Samarbeid med Eksterne Team
Ni Tips for Effektivt Samarbeid

Gi forståelige oppgaver.

Med eksternt samarbeid er det svært viktig å formulere oppgaven klart og gjøre rede for forventningene. Hvis oppgaven ikke er uttrykkelig formulert, vil den ansatte ha mange spørsmål. Det oppleves tross alt som viktig for en god medarbeider å oppnå et resultat de kvalitativt kan stå inne for. Dersom kommunikasjonen ikke er god nok, kan mye tid gå med på ytterligere avklaring, noe som igjen negativt kan påvirke det å få fullført oppgaven. Alternativt kan medarbeideren fullføre oppgaven uten å stille spørsmål, og resultatet vil sannsynligvis da avvike fra forventningene. Husk derfor tommelfingerregelen: jo bedre oppgaven er definert, jo mer nøyaktig og raskere oppnås resultatet.

Utvikle en kommunikasjonsstrategi.

Tenk på hvordan du organiserer kommunikasjon mellom deg og dine ansatte slik at den er så effektiv som mulig for å jobbe på et prosjekt. Outstaffing-selskap tilbyr ofte en prosjektleder. Denne spesialisten har som formål å skape rett og effektiv kommunikasjon mellom klienten og det eksterne teamet. Du bør også bestemme deg for hvor ofte, og hvilke type rapporter, du vil ha. For eksempel kan et team utarbeide en rapport på gjennomførte oppgaver og resultatene i slutten av hver uke. Dersom prosjektet krever det, kan rapporter utarbeides for hver enkelt oppgave så snart den er komplettert. Alt avhenger av prosjektets behov.

Organiser møter.

Ikke undervurder nettmøter. Du kan sette opp møte med prosjektlederen for å diskutere detaljer og planlegge hvert trinn av utviklingen av prosjektet. Det er også veldig viktig å organisere en konferanse der hele teamet er representert. I tillegg til at det i slike møter kan oppstå nye ideer mens man diskuterer, bidrar de til at medarbeiderne blir mer involvert i prosjektet, opplever eierskap, og bedre forstår målene. Slike møter er gode for å planlegge arbeidsuken og motivere de ansatte.

eksternt samarbeid

Coach teamet ditt.

Folk som jobber eksternt, kan ofte føle seg langt unna oppgaven. Det er du som må hjelpe dine ansatte til å føle seg fullt integrert med bedriften din. Planlegg videokonferanser som samler hele eller deler av teamet ditt og hold opplæringsøkter. Beskriv for medarbeiderne bedriftens verdier, misjon og prinsipper. Forklar hva det betyr å være en del av teamet ditt. Dette vil hjelpe eksterne arbeidstakere til å føle seg som en del av noe viktig og bli mer engasjert i prosjektet samt dets prestasjon og mål.

Vær engasjert i prosjektet.

Hvis du vil ha gode resultater, må du være engasjert i prosjektutvikling. Jo mer engasjert du er, desto mer kan du styre, kontrollere og påvirke utfallet. Hold tett kontakt med prosjektlederen og minimum nøkkelpersoner blant utviklerne. Slik vil du holdes informert om nåværende stadium i prosjektets utvikling og kan diskutere endringer og funksjoner du vil inkludere på forhånd. Da vil resultatet mer sannsynlig nå opp til dine forventninger. Sørg dessuten for å svare så raskt som mulig når du får spørsmål som omhandler utviklingsprosessen ettersom ditt ord betyr mest og arbeidet kan stoppe opp fordi du ikke bekrefter (tap av tid, penger og fremgang).

Dra nytte av teknologiens fordeler.

I dag er det mange teknologier som gjør kommunikasjonsprosessen rask og enkel. Det eneste du trenger er å gjøre er å velge den riktige og nødvendige programvaren og benytte den. Noen eksempler på de mest praktiske og effektive for ulike typer ekstern arbeidsflyt som vi har benyttet er:

  • Videokonferanse: Google Meet, Appear.in, Skype, Zoom
  • Chat: Slack, Telegram, Microsoft Teams
  • Oppgavehåndtering: Jira, Asana, YouTrack
  • Informasjonsflyt: Atlassian Confluence, Google Disk
  • Tidsstyring: Time Doctor, Yaware.TimeTracker

Hold fokus på kjernemål.

Husk at ansatte som jobber eksternt, noen ganger gir bedriften et unikt sett med kunnskap og ferdigheter som det lokale arbeidsmarkedet ikke tilbyr. I stedet for å være for streng og daglig prøve å kontrollere tid og effektivitet, kan du forsøke å gi dem frihet i valg av metoder og muligheter for å utføre oppgaven. Vurder resultatet av deres arbeid, og mens de holder kontakt og jobber effektivt, fokuser på kjernemålene og ikke kast bort tiden på å detaljstyre hvert eneste trinn i utviklingen. Konstant detaljkontroll og overvåking blir bare en kilde til uønsket stress og reduserer motivasjonen så vel som produktiviteten til det eksterne teamet.

effektivt samarbeid med eksterne

Stol på teamet ditt.

Selvfølgelig er et av de viktigste tipsene om hvordan du bygger en effektiv arbeidsflyt med et eksternt team å faktisk stole på teamet ditt. Alle relasjoner er basert på tillit, og arbeidsforhold er intet unntak. Når folk blir en del av teamet ditt, ha tiltro til at de gjennomfører. Hvis det er mangel på tillit, kan samarbeidet bli stressende på begge parter. Du kan føle deg utsatt og begynne å plage dine ansatte hele tiden og sin tur få dem til å føle seg presset. Det kan påvirke effektiviteten og motivasjonen negativt. La dine ansatte vite at du stoler på dem og hva de gjør, og du vil se hvordan virksomheten din kan ha nytte av et slikt motivert og dedikert team.

Å arbeide med et eksternt team kan være svært gunstig for virksomheten, men administrasjon er ikke så lett. Å ha disse viktige punktene for samarbeid i bakhodet når det gjelder eksterne ansatte, vil bidra til å skape riktig kommunikasjon og effektiv arbeidsflyt. Vi i Outstaffing AS bidrar alltid med dyktige og erfarne prosjektledere som leder utviklingen fra start til vellykket implementering.

Siste nytt
15 april 2019
Hvordan Startups kan få nytte av Outstaffing
Hvordan Startups kan få nytte
27 mars 2019
Hvordan Definerer man en Utmerket Utvikler
Hvordan Definerer man en Utmerket
17 mars 2019
12 Fantastiske Verktøy for Enkelt Eksternt Samarbeid
12 Fantastiske Verktøy for Enkelt
14 mars 2019
Ni Tips for Effektivt Samarbeid med Eksterne Team
Ni Tips for Effektivt Samarbeid