Forrige uke fortalte vi deg om de mest nyttige tipsene for å jobbe effektivt med et eksternt team. I dag tilbyr vi å vurdere ulike tjenester som vil gjøre dette samarbeidet praktisk. Nå, her er de beste enkle eksterne samarbeidsverktøyene som lar deg kommunisere, administrere prosjekter og overvåke arbeidet til et eksternt team. La oss stoppe på de kuleste og mest nyttige programmene.

Verktøy for tidsregistrering

Time Doctor er et program som lar deg spore arbeidstimer. Det er et av de beste fjernkommunikasjonsverktøyene som enkelt integreres med ulike systemer og programmer: Jira, Redmine, Slack, Google Calendar og mange andre. Denne trackeren overvåker arbeidet og lar deg forstå hvor mye tid som brukes på bestemte prosjekter og oppgaver. Programmet viser også nettsteder og applikasjoner og hvor ofte de brukes. Time Doctor lager en fullstendig rapport over tidsbruken (etter programmer, nettsteder, oppgaver og andre parametere). Dette programmet sender også ulike varsler for å hjelpe den ansatte med å konsentrere seg om arbeidet og holde seg produktiv.

Yaware er også en type tidssporer. Det gjør det mulig å lage ulike typer jobbanalyser. Dette programmet tilbyr også personaleevaluering. Takket være Yaware kan du overvåke ansattes tilstedeværelse på arbeidsplassen, som er et veldig praktisk eksternt samtaleverktøy når du jobber med et eksternt team. I tillegg har denne applikasjonen muligheten til å ta hensyn til arbeidstiden som ikke brukes på en datamaskin (møter, konferanser, etc.). I likhet med Time Doctor lager Yaware også tilpassede rapporter.

TimeCamp er en tjeneste for automatisk overvåking av brukt tid. Akkurat som de forrige tilbyr dette programmet praktiske rapporter, kontrollerer bruken av nettsteder og applikasjoner under arbeid. TimeCamp måler effektiviteten til brukere, samt evaluerer prosjekter og hjelper til med å forstå hvordan man bruker tid riktig og effektivt. Dette programmet integreres godt med andre tjenester. En funksjon ved TimeCamp er at den sammenligner vurderingen av oppgaven (hvor mye tid som trengs for å fullføre den) med den faktiske tiden brukt. På denne måten kan du forstå hvilke årsaker som påvirket hastigheten på å fullføre oppgaven og enten utrydde dem eller neste gang planlegge prosessen, ta hensyn til disse faktorene.

Tjenester for prosjektledelse

Dette enkle eksterne samarbeidsverktøyet løser problemet med å administrere prosjekter og oppgaver for små grupper. Denne tjenesten lar deg lage oppgaver og prosjekter, legge til brukere til dem. Du kan angi oppgaver, legge ved filer av forskjellige typer til dem og angi en prioritet. For hver oppgave kan alle deltakerne legge til kommentarer, noe som i stor grad forenkler kommunikasjonen og gjør den mer effektiv. Asana lar deg motta oppdatert informasjon under oppgaven. Også i dette programmet kan du lage en plan for dagen.

Denne tjenesten er designet spesielt for programmerere og utviklingsteam. YouTrack støtter Scrum og Kanban (smidige brett for prosjektvisualisering). Den gir 17 typer rapporter og registrerer tid. YouTrack er et veldig fleksibelt program som kan tilpasses og det beste fjernkommunikasjonsverktøyet for prosjektet ditt. Det er mulig å kommentere alle oppgaver, legge til observatører og administrere etterslepet. En av funksjonene til dette programmet er de innebygde redigeringsskjermbildene som legges til oppgaven. YouTrack sender varsler via e-post eller chat.

Redmine er også en webapplikasjon for prosjektledelse. Det er diagrammer, kalendere, wiki og fora i denne appen. I Redmine kan du konfigurere brukerens roller. Dette programmet kan støtte flere prosjekter. Som i lignende beste eksterne samarbeidsapplikasjoner, i Redmine, kan du opprette oppgaver (selv via e-post), legge til estimert tid, legge ved filer og så videre. Også her er det brukerfelt for spørsmål og midlertidige oppføringer.

Dette er en av de første plattformene for komplett prosjektledelse. Basecamp har all nødvendig funksjonalitet for å jobbe med et eksternt team. I hvert prosjekt kan du ha samtaler, lage oppgavelister og bruke kalenderen til planlegging. Administratoren kan kontrollere stadiet av prosjektutvikling, samt overvåke aktiviteten til hvert teammedlem. Basecamp har chatterom for raske diskusjoner og en meldingstavle for å legge ut kunngjøringer og oppdateringer. Også i denne søknaden er det mulighet for planleggingsfaser og datoer i form av en tidsplan. Basecamp integreres også perfekt med Time Doctor.

Dette er et populært og enkelt eksternt samarbeidsverktøy, så det tar ikke tid å tilpasse seg. I Trello er alt basert på pakker med kort. Hver pakke er et prosjekt eller en del av et prosjekt. Selve kortene er delt inn i kolonner som du spesifiserer selv (for eksempel: å gjøre, pågår, for godkjenning). Kortet har spesielle funksjoner: oppgaven kan diskuteres, der kan du også stemme og legge ved filer av forskjellige typer. Du kan legge hver oppgave på en bestemt bruker og overvåke alle endringer i sanntid.

Apper for kommunikasjon

Dette er et velkjent fjernkommunikasjonsverktøy. Skype lar deg kommunisere trygt hvor som helst og fra hvilken som helst enhet (ett enkelt grensesnitt for mange systemer, inkludert Windows, IOS, Android). Dette programmet tilbyr flere typer kommunikasjon: meldinger, tale- og videosamtaler. Også i denne applikasjonen er det mulig å arrangere virtuelle møter og se opptil 5 deltakere i ett vindu. En av de kule funksjonene til Skype er muligheten til å dele skrivebordet ditt. Dette kan være svært nyttig i prosjektutviklingsprosessen. Også i dette programmet kan du planlegge avtaler gjennom Outlook, samt ta opp lyd og bilde.

Dette er en tjeneste for videokonferanser og nettmøter. Også i dette programmet kan du opprette gruppechatter. En god funksjon ved Zoom er felles bruk av skjermen. Dermed kan du ved hjelp av denne tjenesten organisere et effektivt møte eller diskusjon om prosjektutviklingstrinn. Også her kan du dele skjermen selv fra en mobiltelefon. En annen nyttig funksjon ved Zoom for eksternt samarbeid er muligheten til å lage rom for samarbeid. Også i dette programmet kan du sende invitasjoner til en samtale, et møte eller et webinar via telefon, mail eller firmakontakter.

Dette er en nettbasert tjeneste for korrespondanse både innenfor hele bedriften og innad i teamet. Slack har muligheten til å integrere aktive samtaler med andre applikasjoner. I dette programmet kan du tilpasse varsler for skrivebordet, så vel som for mobilapplikasjonen og e-post. Slack har et veldig eksternt, praktisk tilknyttet verktøy der du enkelt kan dele filer.

Det er veldig raskt, enkelt, sikkert og ikke mindre viktig gratis direktemeldingstjeneste. Telegram er et populært verktøy for fjerndeltakelse som har muligheten til å sende tale- og videomeldinger. Dette programmet lar deg også ringe og opprette gruppechatter. Du kan feste opptil 5 samtaler for mer praktisk bruk. Telegram fungerer på PCer, nettbrett og mobile enheter. Også i denne applikasjonen kan du sende filer av alle typer. Fordelen med denne tjenesten er muligheten til å lage hemmelige chatter som kan konfigureres for automatisk selvdestruksjon, med andre ord fjerning av alt innhold. I tillegg, selv om Telegram er gratis, er det ingen reklame her.

Vi bestemte oss for å nevne en ekstra nyttig informasjon som en bonus for deg. Bli kjent med praktiske IT-tjenester som er en

utmerket løsning for kundestøtte:

Dette er en tjeneste som gjør det mulig å øke hastigheten og optimalisere kundestøtten. På grunn av dette programmet kan du automatisere mange prosesser ved å distribuere forespørsler riktig. Dermed reduseres antallet små oppgaver, og spesialistene dine kan fokusere på viktigere. Dette systemet er enkelt og raskt å installere, støtter ulike kommunikasjonskanaler – e-post, chatterom, sosiale nettverk og mer. Også i Freshdesk er det mulighet for å gjennomføre undersøkelser for å finne ut hvor fornøyde kundene dine er med tjenesten eller varene som mottas. Funksjonen til dette programmet er en selvbetjeningsportal for automatisering av kundeassistanse. Finn ut hvordan du kan bruke Freshdesk for bedriften din.

Dette er et program for automatisering av inngående og utgående salg. Reply.io er en plattform for å optimalisere arbeidet med e-post. Denne tjenesten lager kampanjer og integreres med CRM. I dette programmet kan du stille inn rekkefølgen på meldinger, velge forskjellige e-postmaler, importere et stort antall kontakter, gjennomføre A/B-tester og mye mer. Reply.io er en utmerket tjeneste for nyhetsbrev og for oppfølging av innkommende leads. Dette verktøyet tilbyr også ulike rapporter og statistikker, analyser av kampanjens effektivitet og planlegging av utsendelsen. Følg opp potensielle kunder med Reply.io.

Som du ser, er det i dag mange tjenester som gjør det mulig å gjøre arbeid med eksternt team effektiv og hjelpe ansatte til å holde seg produktive. Få praktiske rapporter om oppdateringer, se hva som er fullført eller hva som må gjøres, arranger enkelt møter, planlegg prosjektutviklingsprosessen og administrer teamet ditt på den beste måten ved å bruke disse verktøyene. Vet du ikke hvilke programmer som er bedre for bedriften din? Spør gjerne våre eksperter i Outstaffing.no